Desaparecen las barras de herramientas; usa un nuevo formato de archivo para sus documentos, que podrán ser editados con otras aplicaciones; es capaz de generar PDF; tiene un mensajero instantáneo para el Outlook, previsualización de estilos en tiempo real y formularios prediseñados
Tiene un título algo rimbombante: vicepresidente corporativo del Grupo de Administración de Productos para el Trabajador con Información de Microsoft.

Pero es más fácil comprender qué hace Chris Capossela cuando explica que tiene a su cargo todo lo referente a la próxima versión del paquete de oficina de la compañía, por ahora conocida como Office 12. Capossela pasó por Buenos Aires y le contó a LA NACION, en exclusividad, cómo serán los nuevos Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Access.

Las últimas versiones del Office System (como se denomina desde 2003 el paquete) hacían hincapié en las funciones de integración y conectividad corporativas, para permitir la edición compartida de archivos, la coordinación de agendas de citas grupales en Outlook y demás, y tenían poco para ofrecerle al usuario hogareño.

Es que las funciones básicas del procesador de texto, la planilla de cálculo o el editor de presentaciones ya eran un estándar desde la versión 97, y parecía haber poco para innovar.

"Siempre estamos escuchando lo que pide el usuario -explica Capossela-. Y lo que nos encontramos es que la gente pide cosas nuevas... que ya están disponibles, pero que son muy complicadas de encontrar. Así que decidimos cambiar la interfaz y eliminar las barras de herramienta."

En la versión en desarrollo que Capossela nos mostró en su notebook -un equipo de lo más normal, dicho sea de paso-, las barras fueron reemplazadas por cintas con iconos que dan acceso a los comandos más comunes; dependiendo del contexto o la necesidad del usuario, la cinta es reemplazada por otra en forma instantánea; los menús tienen menos opciones y se reduce la cantidad de cuadros de diálogos, lo que debería facilitar el uso de las herramientas.

El otro cambio notable está en la previsualización: basta pintar un texto en Word y abrir la caja de selección de tipografías para que el texto vaya adoptando el estilo de las diferentes fuentes en tiempo real.

Lo mismo sucede en Excel con los gráficos: es posible superponer barras y colores sobre las celdas para tener una visión más rápida de qué representa el valor de cada celda en su contexto, cómo está variando, cuál es la forma más clara de presentar gráficamente esa información y demás.

Lo que también se agrega en el Office 12 es una enorme cantidad de galerías con formatos y estructuras predefinidos, que pueden ser aplicados y editados por los usuarios, tanto para el Word y el Excel como para el PowerPoint, Access, etcétera.

Son más que plantillas, porque funcionan como moldes para un documento entero, para una tabla específica en Word, un gráfico en Excel, una secuencia de imágenes en PowerPoint, etcétera. Sólo será necesario insertarlos en el archivo en uso y editar los parámetros. Además, las plantillas generadas por los usuarios pueden agregarse a la lista disponible, que ofrece una vista previa de todas ellas.

Los usuarios corporativos podrán agregar esas plantillas y otros documentos a un servidor central para que estén disponibles para todos; Capossela demostró la utilidad de este sistema creando diapositivas de PowerPoint, alojándolas en un servidor, e integrándolas a una presentación propia; luego actualizó la diapositiva base, que se modificó en la presentación creada por él.

Nuevos formatos

Los otros dos grandes cambios en el Office 12 vendrán de la mano de los formatos. Por un lado, las aplicaciones podrán crear PDF (Portable Document Format) en forma nativa, algo que ya ofrecían sus competidores, y que sólo estaba disponible para Office instalando una aplicación de terceros. En este caso, solamente habrá que elegir la opción correspondiente al Guardar como, y listo.

El otro cambio estará en el formato base para los documentos, las planillas de cálculo y las presentaciones. Aunque el paquete de oficina será capaz de crear y editar los archivos tradicionales (la versión establecida con Office 2000, el estándar hasta ahora) sin inconvenientes, Microsoft prefiere un nuevo formato de archivo basado en el lenguaje abierto XML.

La ventaja de usar este formato es que sus especificaciones son abiertas: cualquier aplicación que pueda leer XML será capaz de editar un archivo del nuevo Office. Para distinguirlo del tradicional los archivos tendrán otras extensiones: .docx para Word, .xlsx para Excel, y .pptx para PowerPoint.

Con esta movida Microsoft apunta a la interoperabilidad de los archivos, y que puedan ser usados sobre cualquier plataforma, algo que los usuarios vienen pidiendo hace tiempo.

"Hoy ya hay aplicaciones de terceros capaces de crear archivos compatibles con nuestro Office, así que no creemos que el formato viejo tenga ventajas sobre otros, ni que este cambio nos perjudique: la gente usa el Office por las herramientas, no por el formato", aclara Capossela.

El archivo XML generado (que tiene una estructura similar al HTML; se puede ver el contenido en cualquier editor de texto) estará comprimido en un archivo ZIP para reducir su tamaño, aunque la operación de descompresión será transparente para el usuario, una técnica que ya está usando el paquete de oficina gratis OpenOffice.org.

Para mantener la compatibilidad con versiones anteriores, Microsoft ofrecerá parches de Office 2000, XP y 2003 para que puedan editar el nuevo formato. Estas son algunas de las características que tendrá el nuevo Office, que según Capossela correrá sólo en XP y Vista (no Windows 2000) y saldrá a la venta en todo el mundo en la segunda mitad del año próximo.


El correo es lo de menos

Además del e-mail, Outlook podrá -al igual que algunos de sus competidores- gestionar canales RSS, con avisos de actualización de sitios de noticias, weblogs y demás. Integrará también un mensajero instantáneo (instalando un complemento corporativo) para contactarse con compañeros de trabajo y entablar sesiones de chat, videoconferencias, e incluso iniciar llamadas telefónicas o de voz sobre IP. El Outlook ahora permitirá solapar agendas (propias y ajenas) para ver qué momento tiene libre cada usuario para organizar un encuentro, y será capaz de previsualizar adjuntos que lleguen en un mensaje, sin tener que abrir la aplicación correspondiente.